事務処理規程のひな形

このひな形の使い方

• このひな形は、国税庁が公表している「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(法人の例)」の構成に沿って、Supernova Invoice(以下「本サービス」)で電子取引の請求書等を受け取り・保存する前提で文面を整えたものです。
• 【　】の箇所に、会社名・責任者・保存年数などを入れてください。自社の取引の実態に合わせて、条文を足したり削ったりしてください。
• 規程は、電子取引のデータの保存に併せて備え付けます(電子帳簿保存法施行規則第 4 条第 1 項第 4 号)。書面又はデータで保管し、税務調査のときに示せるようにしてください。
• 規程に沿った運用は、業務ソフトのワークフローの機能で行っても差し支えないとされています(国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問 33)。本サービスでは、訂正・削除の内容・日時・操作者が履歴と監査ログに自動で記録されます。
• 第 8 条第 2 項は、本サービスが読み取った内容を請求書等のとおりに直す日常の確認作業を、申請の対象から外すための規定です。取り扱いを変える場合は削ってください。
• 個人事業者の方は、国税庁の「個人事業者の例」も参考にしてください。
• 規程の内容は、必要に応じて顧問の税理士などと確認してください。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第１章　総則

（目的）

第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、【会社名】（以下「当社」という。）において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）

第２条　この規程は、当社の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

（管理責任者）

第３条　この規程の管理責任者は、【役職名】とする。

第２章　電子取引データの取扱い

（電子取引の範囲）

第４条　当社における電子取引の範囲は、以下に掲げる取引とする。

一　請求書等管理サービス「Supernova Invoice」（以下「本サービス」という。）の受信アドレスに送付された電子メールによる請求書等の受領

二　本サービスの取引先用のアップロード画面を利用した請求書等の受領

三　電子メールを利用した請求書等の授受（前二号に掲げるものを除く。）

四　【クラウドサービス名】を利用した請求書等の授受

五　【ＥＤＩ取引、ＥＣサイトを利用した取引、インターネットバンキングを利用した振込など】

（注）記載に当たっては、その範囲を具体的に記載すること。

（取引データの保存）

第５条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、次に掲げる場所に【１０】年間保存する。

一　取引先から受領した取引関係情報　本サービス

二　取引相手に提供した取引関係情報　【保存サーバ名】

２　前条第三号から第五号までに掲げる取引により受領した請求書等の取引関係情報は、受領後【速やかに】、本サービスの受信アドレスへの転送又は本サービスへのアップロードにより、本サービスに保存する。

（対象となるデータ）

第６条　保存する取引関係情報は、以下のとおりとする。

一　請求書

二　納品書

三　見積書及び注文書

四　領収書

五　契約書

六　支払通知書

七　【その他】

（運用体制）

第７条　保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は、以下のとおりとする。

一　管理責任者　【部署名・役職名・氏名】

二　処理責任者　【部署名・役職名・氏名】

２　本サービスにおいて取引関係情報の訂正又は削除を行うことができる権限（オーナー、管理者及び経理の権限）は、管理責任者、処理責任者及び管理責任者が認めた者に限り与える。

（訂正削除の原則禁止）

第８条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

２　本サービスが請求書等から読み取った内容（取引年月日、取引金額、取引先名等）を、請求書等の記載のとおりに直すことは、前項の訂正に当たらないものとして取り扱う。この場合、直した内容が本サービスの履歴に記録されていることを確認する。

（訂正削除を行う場合）

第９条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」（様式第１号）に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。

一　申請日

二　取引伝票番号（本サービスの管理番号）

三　取引件名

四　取引先名

五　訂正・削除日付

六　訂正・削除内容

七　訂正・削除理由

八　処理担当者名

２　管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

３　管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。

４　処理責任者は、本サービスで取引関係情報の訂正又は削除を行う場合は、その理由を本サービスに入力する（削除の理由、ロックを外す理由又は請求書のコメントとして入力する）。

５　処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」（様式第２号）を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。本サービスで行った訂正及び削除については、本サービスの履歴に訂正・削除の内容、日時及び操作者が記録されることをもって、訂正・削除履歴がある旨の情報を付したものとする。

６　「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則

（施行）

第１０条　この規程は、令和【　】年【　】月【　】日から施行する。

様式第１号　取引情報訂正・削除申請書

様式第２号　取引情報訂正・削除完了報告書

改訂の履歴