操作説明書

この説明書は、Supernova Invoice(以下「本サービス」)で請求書を受け取ってから、確認・承認・仕訳・支払・保存までを行う手順を、役割ごとにまとめたものです。画面の名前・ボタンの名前は、画面に表示されるとおりに「」で書いています。

画面の構成や仕組みは「システム概要書」、電子帳簿保存法の要件との対応は「電子帳簿保存法の要件対応表」をご覧ください。

1. はじめに

1.1 使うもの

• インターネットにつながったパソコン(またはスマートフォン)と、最新のブラウザ
• 原本を印刷するときはプリンタ

本サービスはインターネットを通じて使うため、ソフトウェアのインストールは要りません。

1.2 ログイン

1. https://invoice.tokyocorp.net/login を開きます。
2. メールアドレスとパスワードを入力するか、「メールでログイン」でログインのリンクを受け取るか、パスキーでログインします。
3. 2 段階認証を設定している場合は、認証アプリに表示される 6 桁のコードを入力します。

2 段階認証・パスキー・パスワードは「個人設定」の「ログインとセキュリティ」で設定します。組織で 2 段階認証が必須になっている場合は、設定するまで組織の画面を使えません。

1.3 画面の構成

左のサイドバーから画面を選びます。権限によって表示される項目が違います。

1.4 権限と役割

この説明書では、組織の権限に合わせて次の 4 つの役割に分けて説明します。

メンバーは、自分の部署の請求書・自分が担当の請求書・自分が登録した請求書・自分が承認者の請求書だけを見られます。閲覧の権限では、何も変更できません。

1.5 請求書の状態

請求書には、組織ごとに管理番号(例: INV-2026-000123)が付きます。会計ソフトに送る仕訳にも入るので、帳簿から請求書を探すときに使えます。

2. 請求書を受け取る

2.1 受信アドレス(メール)で受け取る【管理者・経理】

組織ごとに、請求書を受け取るためのメールアドレス(受信アドレス)があります。

1. 「管理」→「受領設定」→「受信アドレス」を開きます。
2. 「組織の受信アドレス」をコピーし、取引先に請求書の送り先として伝えます(2.3 の「送付先変更の案内」も使えます)。
3. 部署ごとに受け取りたいときは、「部署の受信アドレス」で部署を選んで「部署のアドレスを作る」を押します。部署のアドレスに届いた請求書は、最初からその部署に振り分けられます。
4. 社内のメールアドレスに届いた請求書は、受信アドレスに転送すれば取り込めます。メールソフトの自動転送も使えます(画面の「受け取ったメールを転送するとき」を参照)。手で転送したメールは、本文の「From: / 差出人:」から元の送信者と日時を読み取ります。

• 添付ファイル(PDF・画像・Office のファイル・ZIP・XML)を取り込みます。本文に請求書が書かれたメールは本文を PDF にし、ダウンロードのリンクだけのメールはリンク先のファイルを取り込みます。
• パスワード付きの PDF は、取引先ごとに登録したパスワードや、パスワードのお知らせのメールで自動で開きます。開けなかったファイルは「管理」→「受領設定」→「受信ログ」の「パスワード待ち」に表示され、「パスワード」からパスワードを入力すると取り込みを続けます。
• 請求書ではない書類は「その他の書類」に分けます。迷惑メール・請求書ではないメールも含めて、届いたメールは「受信ログ」で確かめられます。

2.2 取引先にアップロードしてもらう【管理者・経理】

取引先は、ログインせずに専用の URL から請求書をアップロードできます。

• 組織共通の URL: 「管理」→「受領設定」→「受け取りの設定・URL」の「組織共通のアップロード URL」。どの取引先にも同じ URL を案内できます。アップロードするときに会社名とメールアドレスを入力してもらいます。
• 取引先ごとの URL: 「取引先」で取引先を開き、「アップロード URL」タブの「URL を発行する」を押します。届いた請求書は自動でその取引先に紐づきます。

取引先の画面では次のように進みます。

1. 請求書のファイルを選んで送ると、受付番号が表示されます。
2. AI が読み取った内容(金額・支払期日・振込先など)が表示され、違うところがあれば取引先が直して送れます。取引先が直した内容は、請求書の履歴に「取引先」の操作として残ります。
3. 取引先ごとの URL では、取引先は登録されたメールアドレスに届く確認コードを入れると、これまでの提出と状況(受付・確認中・承認済み・支払予定日・支払済み)を確かめられます。

URL を知っている人は誰でも送れるため、取引先の担当者だけに伝えてください。漏れたときは URL を停止して、新しい URL を発行してください。

2.3 取引先に送付先の変更を案内する【管理者・経理】

1. 「管理」→「受領設定」→「送付先変更の案内」を開きます。
2. 案内する取引先を選びます。
3. メールで送るときは「案内メールを送る」、郵送するときは「案内状をまとめて作る」で PDF を作ります(QR コードからアップロード URL を開けます)。
4. 「作成・送信の結果」で、案内した取引先を確かめられます。

2.4 手元のファイル・紙の請求書を登録する【管理者・経理・メンバー】

1. サイドバーの「アップロード」を開きます。
2. 必要なら「部署」を選び、「自分を担当にする」を選びます。
3. ファイルをドラッグ&ドロップするか、「ファイルを選ぶ」で選びます。複数のファイル・ZIP をまとめて送れます。
4. スマートフォンでは「カメラで撮影」を押して、紙の請求書を撮影します。
5. 「処理の状況」に、取り込みの結果が表示されます。

紙の請求書を撮影・スキャンして保存する場合(スキャナ保存)は、第 8 章の注意を守ってください。

2.5 フォルダ連携で取り込む【管理者・経理】

Google ドライブ・Box・Dropbox の指定したフォルダに置いたファイルを、自動で取り込めます。

1. 「管理」→「自動取得」を開き、フォルダ連携を追加します。
2. Google ドライブは、取り込みたいフォルダを画面に表示されるアカウントに「閲覧者」として共有し、フォルダの URL を登録します。Box・Dropbox は、画面から接続してフォルダを選びます。
3. 取り込んだファイルの扱い(そのまま残す/取り込み済みのフォルダへ移す)を選びます。Google ドライブは「そのまま残す」だけです。
4. 保存すると、定期的にフォルダを確かめて新しいファイルを取り込みます。すぐに取り込みたいときは「今すぐ実行」を押します。取り込んだ結果は実行の履歴で確かめられます。

同じファイルは二重に取り込みません。続けて取り込みに失敗すると、管理者にお知らせが届きます。

2.6 届いた請求書を見る

• 「受信トレイ」: あなたの対応を待っている請求書が並びます。
• 「請求書」: すべての請求書(メンバーは見られる範囲だけ)の一覧です。
• 「その他の書類」: 請求書以外の書類です。請求書に関連付けたり、請求書として取り込み直したりできます。

3. 内容を確かめて直す(確認と修正)

3.1 請求書の一覧

「請求書」を開くと、状態ごとのタブ(「処理中」「要確認」「承認待ち」「承認済み」「支払済み」「修正依頼中」「却下・取消」「すべて」)で一覧が表示されます。

• 検索欄では、管理番号・取引先・請求書番号・品目・金額で探せます。
• 日付・金額・部署・取引先・状態などで絞り込めます。よく使う絞り込みは保存できます。
• 削除した請求書は、絞り込みの「削除済み」で表示できます(経理・管理者・閲覧)。
• 一覧から Excel・CSV を出力し、原本をまとめて ZIP でダウンロードできます(300 件まで)。

3.2 内容を確かめる【経理・メンバー】

1. 一覧から請求書を開きます。左に原本、右に読み取った内容が表示されます。
2. 原本は拡大・縮小・回転でき、読み取った項目を選ぶと原本の該当の位置に枠が表示されます。
3. 「要確認」の印が付いた項目と、不備と警告(振込先の相違・二重請求・登録番号・期日・宛名・税額など)を確かめます。
4. 違う項目は「内容」タブ・「明細」タブで直して「保存する」を押します。
5. 問題がなければ「確認済みにする」を押します(流れ B では「申請する」。経理の最終確認では「最終確認する」)。続けて次の請求書を確かめるときは「確認済みにして次へ」(キーボードの A)が便利です。

直した内容は、「履歴」タブに、項目ごとの変更前と変更後の値・直した人・日時として残ります。原本は変わりません。

不備が残ったまま確認済みにするときは、確認の画面で内容を確かめてから進めます。

3.3 取引先に修正を頼む・社内で差し戻す【経理・メンバー】

請求書の詳細の「その他の操作」(… のボタン)から次の操作ができます。

3.4 削除と削除の取り消し【経理】

1. 請求書の詳細の「その他の操作」から「削除」を選び、削除の理由を入れて「削除する」を押します。
2. 削除した請求書は一覧から外れますが、原本と履歴は残ります。
3. 元に戻すときは、一覧の絞り込みで「削除済み」を表示して請求書を開き、「その他の操作」から「削除を取り消す」を選びます。

仕訳を会計ソフトに送った後や、振込データを作った後・支払った後の請求書は削除できません。重複・誤送信などは「取消」にしてください。

電子取引の請求書の訂正・削除は、社内の事務処理規程に従って行ってください(ヘルプの「事務処理規程のひな形」を参照)。

3.5 支払済み・却下・取消の請求書を直す【経理】

支払済み・却下・取消の請求書は、誤って変えないようロックしています。

1. 「内容」タブの「ロックを外して編集」を押します。
2. ロックを外す理由を入力します。
3. 直して「保存する」を押します。理由も履歴に残ります。

月を締めた(第 5.4 節)請求書は直せません。直す必要があるときは、経理が締めを解除してから直します。

4. 承認する【メンバー・経理・管理者】

1. 承認を頼まれると、メール(設定していれば Slack)でお知らせが届きます。
2. 「承認」を開き、「あなたの承認待ち」から請求書を選びます。
3. 原本と内容を確かめ、「承認する」「差し戻す」「却下する」のどれかを押します。差し戻しと却下には理由が必要です。

• 「自分の申請」で、申請した請求書の進み具合を確かめられます。
• 「判断の履歴」で、自分が判断した請求書を確かめられます。
• 不在のときは「不在時の代理」で代理の承認者を決めます。
• 申請した本人は、原則として自分の申請を承認できません(承認できる人が申請者しかいないときを除きます)。

承認ルートは管理者が「管理」→「承認ルート」で設定します(第 10 章)。

5. 仕訳を作って会計ソフトに送る【経理】

5.1 仕訳を確かめる

請求書が承認されると、仕訳が作られて「仕訳」の「送信待ち」に並びます。

• 「下書き」: 勘定科目が決まっていないなど、まだ送れない仕訳です。請求書を開いて仕訳を直すと送信待ちになります。
• 「要再送」: 会計ソフトに送ったあとで請求書の内容が変わった仕訳です。
• 仕訳は、請求書の詳細の「仕訳」タブでも確かめ・直せます。

5.2 会計ソフトに送る(プロプラン)

1. 「仕訳」の「送信待ち」(または「要再送」)で、送る仕訳を選びます。
2. 「MF クラウド会計に送る」または「freee 会計に送る」を押します。請求書の PDF も証憑として添付します。
3. 送った結果は「送信済み」で確かめられます。失敗したものは「再送」できます。

会計ソフトとの接続は、管理者・経理が「管理」→「会計設定」→「連携(MF・freee)」で行います。

5.3 CSV で出力する

1. 「仕訳」で仕訳を選び、「CSV を出力」を押します。
2. 会計ソフトの形式(マネーフォワード クラウド会計・freee 会計・弥生会計・勘定奉行・PCA・MJS・TKC・汎用 CSV)を選んで出力します。
3. 会計ソフトの仕訳の取り込みの画面から取り込みます。

帳簿と請求書を結び付けるため、会計ソフトの摘要や伝票番号に請求書の管理番号が入るようにしてください。API で送る仕訳と、マネーフォワード クラウド会計・freee 会計・弥生会計の CSV には自動で入ります。そのほかの形式では、「管理」→「会計設定」→「基本設定」の「摘要のひな形」に {管理番号} を入れてください。

5.4 月を締める

1. 「仕訳」の「締め」を開きます。
2. 締める月の「締める」を押します。その月に計上した請求書は変更できなくなります。
3. 締めを解除するときは「解除」を押し、理由を入力します。

締めると、閲覧の権限のメンバー(税理士など)にお知らせが届きます。

6. 支払と振込データ【経理】

6.1 支払予定

請求書が承認されると、「支払」の「支払予定」に並びます。支払予定日は、請求書の支払期日 → 取引先の支払条件 → 組織の支払日の順に決まり、土日祝日は前の営業日(設定で翌営業日)にずらします。

6.2 振込データを作る

1. 「支払」の「支払予定」で支払日を選び、振り込む請求書を確かめます。
2. 「振込データを作る」を押し、振込元の口座と形式を選びます。
3. 組織で二者承認を設定している場合は「承認を依頼」を押し、別の担当者が「承認する」を押します。
4. 「ファイルをダウンロード」で振込データをダウンロードし、銀行のインターネットバンキングに取り込みます。

振込データを作った後に請求書の金額や振込先が変わったときは、振込データを作り直してください。

6.3 支払済みにする

• 銀行で振り込んだら、「振込データ」で振込データを開いて「振込完了にする」を押します。全額を払った請求書が「支払済み」になります。
• 銀行の入出金明細の CSV や、振込の結果のファイルを「入出金明細」「振込の結果」で取り込むと、金額と振込先で照合して反映できます。
• 口座振替・カード・現金などは「振込以外」で支払済みにします。

組織の設定がオンなら、支払済みにした取引先に支払完了のお知らせ(支払通知書の PDF)が届きます。

7. 電子帳簿(検索と税務調査用の出力)【経理・管理者・閲覧】

サイドバーの「電子帳簿」は、オーナー・管理者・経理・閲覧の権限で使えます。画面の上には、保存している原本の数・いちばん早い保存期限・認定タイムスタンプの状況・スキャナ保存の要件の確認の結果と、訂正・削除の履歴(監査ログ)の検証の結果が表示されます。

7.1 検索する

1. 「電子帳簿」の「検索」を開きます。
2. 条件を入力します。
   • 取引年月日(請求書の請求日・書類の日付): 開始日と終了日で範囲を指定できます。
   • 取引金額(円): 下限と上限で範囲を指定できます。
   • 取引先: 名前の一部で探せます。
   • 削除したものも含める: 削除した請求書・書類も探すときに選びます。
3. 「検索」を押します。条件はすべて組み合わせて(「かつ」で)探します。
4. 「請求書」と「その他の書類」のタブで結果を切り替えます。「ダウンロード」で原本をダウンロードでき、管理番号を押すと請求書の詳細が開きます。

請求日が読み取れていない請求書は、受領日で探し、取引年月日に「受領日」と表示します。

7.2 税務調査用に出力する

税務調査などで、期間を指定してデータを提出するときに使います。

1. 「電子帳簿」の「税務調査用の出力」を開きます。
2. 取引年月日の開始と終了を入力します(例: 事業年度の初日と末日)。
3. 「その他の書類も入れる」「削除した請求書も入れる」を必要に応じて選びます。
4. 「件数を確かめる」で、請求書と書類の件数・原本のファイルの数・大きさを確かめます。
5. 「出力する」を押します。小さいときはすぐにダウンロードが始まります。大きいときは順番に作り、できたらお知らせが届きます。
6. 「出力の履歴」から ZIP をダウンロードします(7 日間)。大きいときは ZIP が分かれます。

ZIP の中身は次のとおりです。

税務職員から、検索した結果や操作の記録を求められたときは、次も使えます。

• 「請求書」の一覧の Excel・CSV の出力(第 3.1 節)
• 「管理」→「操作ログ」の CSV(オーナー・管理者)

原本が受け取ったときから変わっていないことは、索引.csv の sha256 とファイルの sha256 を比べて確かめられます(例: macOS では shasum -a 256 ファイル名、Windows では certutil -hashfile ファイル名 SHA256)。

7.3 原本を検証する

1. 請求書の詳細の「電帳法」タブを開きます。授受の日時・受け取り方・管理番号・原本(受け取ったまま・変換した PDF・生のメール)・保存期限・タイムスタンプが表示されます。
2. 原本の「検証」を押すと、原本を読み直して sha256 と大きさが保存したときと同じか(タイムスタンプがあればその有効性、スキャナ保存の対象の画像なら解像度とカラー)を確かめ、結果を表示します。

7.4 訂正・削除の履歴(監査ログ)を検証する

1. 「電子帳簿」の画面の「訂正・削除の履歴(監査ログのハッシュチェーン)」で「今すぐ検証する」を押します。
2. 「改ざんはありません」と表示されれば、監査ログの記録はつながっています。「改ざんの疑いがあります」と表示されたときは、当社に自動で知らせが届きます。サポートにもご連絡ください。

管理者は「管理」→「操作ログ」で、すべての操作の記録を操作・操作者・対象・期間で絞り込み、CSV で出力できます。

7.5 保存期限を確かめる

「電子帳簿」の「保存期限」で、保存期限の年ごと・原本の種類ごとの件数と容量を確かめられます。原本は受け取った日から保存期間(既定は 10 年)のあいだ書き換え・削除ができず、保存期限を過ぎても契約の期間中は自動では消えません。

解約するときは、保存期間が残っているデータを「税務調査用の出力」などでダウンロードして保存してください。解約後も、保管プランで閲覧とダウンロードを続けられます。

8. スキャナ保存の注意【経理・メンバー】

紙で受け取った請求書を撮影・スキャンしたデータで保存し、紙を捨てる場合(スキャナ保存)は、次の点を守ってください。メールや取引先のアップロードで受け取った電子の請求書には、この章は関係ありません。

8.1 読み取りの設定

• 解像度は 200dpi 以上で読み取ってください。スマートフォンで撮影するときは、A4 の書類なら約 387 万画素以上(縦 2,338 × 横 1,654 画素以上)になるようにしてください。
• カラー(赤・緑・青それぞれ 256 階調以上)で読み取ってください。見積書・注文書などの一般書類はグレースケールでも構いません。
• 書類の全体が写り、文字が読めることを確かめてください。

8.2 読み取るまでの期限

• 書類を受け取ってから、おおむね 7 営業日以内に読み取って登録してください。
• 社内の規程で業務の処理の周期を定めている場合は、その周期(最長 2 か月)が過ぎてから、おおむね 7 営業日以内に登録してください。
• 本サービスは、登録した日時(受付日時)を記録します。紙を受け取った日は記録しないため、期限は社内で管理してください。

8.3 登録した後の確認

• 「電子帳簿」の「スキャナ保存」に、要件を満たさない・確認できない画像が並びます。並んだものは、読み取り直して登録し直すか、紙を保存してください。
• スマートフォンの写真は解像度が 72dpi と記録されることが多く「要確認」になります。請求書の詳細の「電帳法」タブで「検証」を押すと、画素数で判定します。
• PDF の解像度とカラーは本サービスでは確かめられません。スキャナで PDF にした場合は、スキャナの設定(200dpi 以上・カラー)を記録しておいてください。

8.4 そのほか

• 本サービスは、まだ認定タイムスタンプを付けていません。紙の請求書をスキャナ保存して紙を捨てる場合の扱いは、「電子帳簿保存法の要件対応表」の「スキャナ保存」をご覧ください。
• 撮り直したときは、新しく登録してください。前に登録した画像も残ります。
• 会計ソフトの帳簿と結び付けるため、仕訳に管理番号が入るようにしてください(第 5.3 節)。
• スキャナ保存を行うときは、社内の事務の手続を明らかにした書類(誰が・いつ読み取り、誰が確かめるか)を備え付けてください。

9. 取引先の口座の変更を承認する【経理・管理者】

請求書のなりすましによる誤送金を防ぐため、取引先の振込先口座の追加・変更は、依頼した人とは別の経理・管理者が承認したときに反映されます。

口座の変更の依頼は、次のときに作られます。

• 請求書の詳細の「取引先マスタの口座を更新」
• 「取引先」の詳細の「振込先口座」での追加・変更
• 取引先の CSV の取り込みで口座が変わる行
• AI が請求書から新しい口座を読み取ったとき

承認の手順は次のとおりです。

1. 「取引先」の「口座の変更の承認」を開きます。
2. 「承認待ち」から依頼を開き、変更前と変更後の口座を確かめます。
3. 取引先に電話など別の方法で口座の変更を確かめてから、「承認する」を押します。違うときは「却下する」を押します。

依頼した本人は承認できません。承認すると、次の支払から新しい口座に振り込みます。

10. 組織の設定【管理者】

「管理」のタブで組織を設定します。経理は会計まわりのタブ(「受領設定」「勘定科目・経費タイプ・税区分・タグ」「会計設定」「支払設定」と「自動取得」)を使えます。

電子帳簿保存法に関係する設定として、次をお勧めします。

• 訂正・削除をする人を必要な人に限るため、権限を見直します(削除と削除の取り消しは、オーナー・管理者・経理だけができます)。
• 「セキュリティ」で 2 段階認証を必須にし、セッションの期限を決めます。
• 社内の事務処理規程を作り、備え付けます(ヘルプの「事務処理規程のひな形」)。

11. 個人設定【すべての人】

「個人設定」で、自分のアカウントを設定します(すべての組織で共通です)。

12. 閲覧の権限(税理士など)の方へ

閲覧の権限では、次のことができます。変更の操作はできません。

• 「請求書」の一覧と詳細(原本・内容・履歴)の閲覧、Excel・CSV・原本の ZIP の出力
• 「仕訳」「支払」の閲覧
• 「電子帳簿」の検索・税務調査用の出力・原本の検証・監査ログの検証
• 「分析」の閲覧

月が締められると、お知らせが届きます。

13. 困ったとき

• ログインした後は、サイドバーの「サポート」から当社に問い合わせできます。
• ログインできないときは、https://invoice.tokyocorp.net/contact からお問い合わせください。
• ヘルプ(https://invoice.tokyocorp.net/help)に、機能ごとの説明があります。

改訂の履歴